Termine und Fristen automatisieren
Termine müssen vereinbart, verschoben und erinnert werden. Fristen müssen überwacht werden, sonst wird es teuer. Diese Seite zeigt, welche Schritte sich technisch abnehmen lassen und was weiterhin menschliche Planung braucht.
Was heute passiert
Ein Kunde möchte einen Termin. Jemand prüft den Kalender, schlägt Zeiten vor, bestätigt per E-Mail, trägt den Termin ein und schickt eine Erinnerung. Parallel laufen Fristen: Einspruchsfristen, Zahlungsfristen, Abgabefristen. Jede muss im Blick bleiben, sonst drohen Mahnungen oder Rechtsfolgen. Das ist keine schwierige Arbeit, aber sie darf nicht vergessen werden.
Was sich automatisieren lässt
Automatische Terminvorschläge
Ersetzt: Das manuelle Abgleichen von Verfügbarkeiten — das System schlägt freie Zeiten vor und lässt den Kunden online wählen.
Erinnerungen und Bestätigungen
Ersetzt: Das manuelle Verschicken von Terminerinnerungen — das System verschickt Erinnerungen per E-Mail oder SMS und fordert Bestätigungen an.
Fristenüberwachung nach Regelwerk
Ersetzt: Das manuelle Eintragen von Fristen in Kalender oder Listen — Fristen werden aus Dokumenten extrahiert oder beim Anlegen eines Vorgangs automatisch berechnet und überwacht.
Eskalation bei Fristablauf
Ersetzt: Das Risiko, dass eine Frist übersehen wird — das System eskaliert rechtzeitig an den Verantwortlichen, wenn eine Frist näher rückt.
Was menschlich bleibt
- Entscheidung, ob ein Termin Sinn macht
- Umgang mit Terminkonflikten und Verschiebungen
- Bearbeitung der Vorgänge vor Fristablauf
- Kommunikation bei verpassten Fristen
Ein Beispiel aus der Praxis
In einer Rechtsanwaltskanzlei sind Fristen existenziell. Eine verpasste Einspruchsfrist kann den Mandanten die Rechtsmittel kosten. Fristen werden aus Bescheiden extrahiert, ins System eingetragen und überwacht. Der Anwalt bekommt rechtzeitig eine Eskalation und kann handeln. Die Kanzlei behält die Kontrolle, aber das System wacht mit.
Datenschutz & Sicherheit
Daten werden vor der Verarbeitung durch KI-Sprachmodelle anonymisiert und pseudonymisiert. Termindaten und Fristen werden verschlüsselt gespeichert. Die EU-KI-Verordnung wird durch dokumentierte menschliche Verantwortung bei fristgebundenen Entscheidungen eingehalten. DSGVO-konform.