Kundenanfragen und Angebote automatisieren
Anfragen kommen per E-Mail, Kontaktformular, Telefon und manchmal per Fax. Jede braucht eine Antwort, viele brauchen ein Angebot, und nichts darf verloren gehen. Diese Seite zeigt, welche Teile des Prozesses sich technisch abnehmen lassen.
Was heute passiert
Eine Anfrage kommt rein. Jemand liest sie, schätzt den Aufwand, sucht die passende Angebotsvorlage, füllt sie aus, schickt sie ab und trägt den Vorgang in eine Liste ein. Zwei Wochen später: Hat der Kunde geantwortet? Meistens weiß das niemand, weil die Nachverfolgung manuell passiert und im Alltag untergeht.
Was sich automatisieren lässt
Zentrale Erfassung aller Anfragen
Ersetzt: Das Zusammensuchen von Anfragen aus E-Mail-Postfächern, Formularen und Notizen — alle Anfragen landen in einem System, unabhängig vom Eingangskanal.
Angebotserstellung aus Vorlagen
Ersetzt: Das manuelle Ausfüllen von Word- oder Excel-Vorlagen — das System befüllt Angebote mit Kundendaten, Positionen und Preisen und legt ein PDF zur Prüfung vor.
Automatische Nachverfolgung
Ersetzt: Die Erinnerung, wann ein Angebot nachgefasst werden sollte — das System schickt Erinnerungen an den Bearbeiter oder direkt an den Kunden, wenn konfiguriert.
Kundendaten an einem Ort
Ersetzt: Das Durchsuchen von E-Mails und Ordnern nach früheren Angeboten und Kontakten — alle Vorgänge zu einem Kunden sind an einer Stelle sichtbar.
Was menschlich bleibt
- Die Entscheidung, ob ein Angebot Sinn macht
- Preisgestaltung bei Sonderfällen
- Persönliche Nachfragen bei unklaren Anfragen
- Verhandlung und Vertragsabschluss
Ein Beispiel aus der Praxis
In einem Handwerksbetrieb kommen Anfragen oft telefonisch oder per Kontaktformular. Der Meister schätzt den Aufwand, erstellt ein Angebot und verschickt es. Ob der Kunde sich meldet, hängt davon ab, ob jemand daran denkt, nachzufassen. Ein System erfasst die Anfrage, befüllt die Angebotsvorlage und erinnert automatisch an die Nachverfolgung. Der Betrieb antwortet schneller und vergisst nichts.
Datenschutz & Sicherheit
Daten werden vor der Verarbeitung durch KI-Sprachmodelle anonymisiert und pseudonymisiert. Kundendaten werden verschlüsselt gespeichert und nur für die definierten Prozesse verwendet. Die Verarbeitung ist DSGVO-konform, und die EU-KI-Verordnung wird durch dokumentierte menschliche Freigabe bei Angeboten eingehalten.